Evitez l’amende d’1 000 000 FCA en déposant votre PV D’AGO d’approbation des comptes annuels

Si vous avez créé une entreprise, vous devez faire face à plusieurs obligations notamment faire vos déclarations, élaborer vos états financiers, approuver les comptes annuels, etc…
Dans cet article, nous vous donnons les étapes à respecter pour approuver vos comptes annuels et éviter de payer l’amende d’un million (1.000.000 FCFA).
Qu’entend-on par approbation de comptes annuels ? En quoi consiste-t-elle ? Est-elle obligatoire ? Quelles sont les conséquences du non-respect de cette obligation ?

Introduction

Une fois vos comptes annuels élaborés, les associés ou actionnaires doivent procéder à l’approbation des comptes annuels.

Qu’est-ce que l’approbation des comptes annuels?

L’approbation des comptes est un processus imposé par la loi. Elle, consiste pour les dirigeants, à valider les comptes sociaux et de le rendre ainsi définitifs. Une fois les comptes approuvés, aucune modification n’est admise.
Cette décision intervient une fois par an, au cours de l’assemblée Générale Ordinaire (AGO).

 

Quelles sont les comptes  qui doivent présentés lors de l’approbation des comptes annuels ?

Les comptes annuels qui doivent être approuvés sont les suivants :
• Le bilan,
• Le compte de résultat,
• Les notes annexes

Quelles sont les étapes qui doivent être respectées pour la tenue de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels?

  • La convocation de l’assemblée Générale Ordinaire

L’assemblée générale ordinaire pour l’approbation des comptes annuels doit se tenir dans les six (6) mois qui suivent la clôture de l’exercice. La date de  clôture des exercices comptables étant fixé au  31 décembre, les assemblées Générales doivent avoir lieu  au plus tard  le 30 juin sauf report exceptionnel.

Pour ce faire, le dirigeant doit convoquer les associés ou actionnaires par lettre recommandée 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

A cette occasion, certains documents devront être joints à cette lettre afin de permettre aux associés ou actionnaires de pouvoir débattre et statuer sur certains points. Ce sont notamment :

les comptes annuels,
le rapport de gestion,
• le texte de résolutions et
• le cas échéant le rapport du commissaire aux comptes.

  • La tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire

L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) est la réunion des associés qui approuve les comptes annuels et le rapport de gestion. Les associés doivent se prononcer sur les décisions prises au cours de l’année précédente : affectation résultat, dotation de la réserve légale, distribution des dividendes.
Le texte des résolutions est soumis au vote de l’Assemblée des associés ou actionnaires.
A l’issue de cette réunion, un procès-verbal faisant état des discussions et des résolutions votées est rédigé.

  • La rédaction du procès-verbal de l’Assemblée Générale Ordinaire

Un procès-verbal (P.V) doit être rédigé pour attester des décisions prises lors de l’assemblée générale approuvant les comptes annuels
Ce procès-verbal doit être enregistré et accompagner les comptes annuels lors du dépôt des états financiers au centre des impôts.

Les sanctions en cas de non-respect des obligations

L’assemblée Générale Ordinaire approuvant les comptes annuels doit obligatoirement être convoquée afin de soumettre les comptes annuels à l’approbation des associés ou actionnaires.
La rédaction du procès-verbal et son dépôt est obligatoire.

En cas d’inexécution de cette obligation, les dirigeants encourent des sanctions pécuniaires très importantes.
En effet, le non dépôt ou le dépôt tardif des comptes rendus des délibérations des assemblées générales, est passible d’une amende de 1 000 000 FCFA, majorée de 100 000 francs par mois ou fraction de mois de retard. (Art 169 du LPF).

 

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